¿Qué es? y ¿Para qué sirve un Sistema de Gestión?
Un sistema de gestión es un método o ruta creada para facilitar la administración de los negocios, áreas de la empresa o procesos. Estos sistemas ayudan a una mayor visualización de las tareas, para mejorar la toma de decisiones y ejecución de acciones; por lo tanto, los datos que podamos coger de este método de gestión deben de ser reales.
Cuando nos preguntan de la veracidad de la información de nuestro negocio si no tenemos un sistema de gestión, nunca estamos 100% seguros de que dominamos los datos reales de nuestra empresa; si ésta incógnita se vuelve cada vez más presente en nuestro día a día, estamos frente a una emergencia de organización.
Un sistema de gestión es un sistema de medición, que permite mostrar indicadores esenciales para la planificación, evaluación, asignación de tareas, comunicación y retroalimentación de la empresa; sin un buen sistema de control, tarde o temprano nuestra empresa caerá bajo el vicio de la desorganización, y no veremos los beneficios reales del trabajo.
Las nuevas tecnologías nos permiten resolver rápidamente la gestión de los negocios, e iniciar una buena administración. Los software de gestión empresarial son la nueva forma para gestionar de manera sencilla los negocios; sólo necesitas un ordenador y una conexión a internet. Aunque, actualmente hay muchos software de gestión con app móviles con la capacidad de trabajar offline.
¿Qué tipos de software de gestión existen?
Podemos encontrar muchos software, programas y aplicaciones de gestión; sin embargo, no todos son iguales. De acuerdo a su desarrollo siguen funciones y objetivos diferentes.
Existe una gran oferta de estos programas, entre los más conocidos: software de gestión empresarial, otros de gestión comercial y para empresas de distribución, e incluso también nos ofrecen sistemas de gestión documental.
Software de gestión empresarial
Podemos decir que este es el programa más importante para la gestión de los negocios. Los software más conocidos de este grupo son los llamados ERP (Enterprise Resource Planning), creados con el fin de ofrecer una gestión integral a todo tipo de empresa.
Los ERP son desarrollados con múltiples funcionalidades para poder gestionar todas las actividades de la empresa, independientemente de su tamaño. De acuerdo a las necesidades, se hacen adaptaciones con la incorporación o edición de módulos dentro de la misma herramienta de gestión, haciendo el software más adaptable.
Es así como han surgido nuevos programas ERP con soluciones más específicas de acuerdo al sector de la industria, y todos con el mismo fin: lograr una gestión y administración de los negocios.
¿Qué herramientas ofrece un sistema de gestión empresarial?
Las funcionalidades de los ERP son muchas, entre ellas:
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Facturación: creación, consulta e informes de facturas
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Control y gestión de almacén: inventarios reales
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Gestión de compras: albaranes y facturación de proveedor
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Ventas: pedidos de venta en ruta, presupuestos y albaranes de ventas
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CRM: Seguimiento de clientes, historial de movimientos
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Gestión de cobros: consultar saldos reales pendientes de cobro
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Proveedores: gestión de las cuentas por pagar
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Gestión incluso contable
¿ Cómo me puede ayudar un software de gestión empresarial?
El mejor software de gestión que puedes tener en tu empresa es aquel que integra perfectamente todas las actividades del negocio. Esta debe cubrir las necesidades reales, gestionando diariamente y de forma continua los procesos y actividades. El sistema de gestión te debe permitir, la modificación de información, consulta, creación, borrado, trazabilidad y muchas acciones más en todos los dispositivos de comunicación que se usan dentro de la empresa; es decir, debe de ser un software multi dispositivo, adaptado para móviles, tablets, ordenadores, etc.
Software de gestión comercial
Los programas de gestión comercial más comunes son los “Customer Relationship Management”, mejor conocidos como CRM; que se encargan de gestionar la relación con el cliente.
La finalidad de este tipo de aplicación es controlar y gestionar las actividades comerciales del negocio. Guarda información del cliente, adicional a la información general se incluyen datos como productos y servicios, contratos, acuerdos y negociaciones, pedidos de venta realizadas, pendientes o canceladas, gestión de ofertas y promociones, visitas recientes y toda la información relativa a la operativa comercial.
Los software de gestión comercial están orientados a las tareas de los departamentos comerciales y de marketing; uniendo en una sola herramienta toda la información de clientes y movimientos de estrategias comerciales para potenciar el cierre de ventas. los CRM tienen como fin permitirle a la empresa alcanzar y superar los objetivos de ventas tanto para los comerciales como para el beneficio del negocio.
Software de gestión de contenido o gestión documental
Los programas de gestión de contenido tienen la finalidad de organizar y facilitar la búsqueda de toda la documentación de la empresa, información relativa a los empleados, clientes y proveedores por ejemplo.
Un software de gestión documental puede rastrear y almacenar documentos digitales y hasta incluso imágenes de documentos que están en papel. La mayoría de programas guarda información de las modificaciones que realiza cada usuario en los documentos; por lo que, permite una trazabilidad de registro de información.